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策划年会要弄清楚什么基本程序
日期:2017-8-7人气:255
对于专业的年会策划人员来说,举办年会之前都需要清晰的知道你这个年会在什么地方用什么样的方法打造出特点,与其它年会不一样的亮点在什么地方。因此年会策划人员要有效地举办年会,那么首先要弄清楚几个基本问题,比如:怎么样界定年会?哪些单位或在什么样的情况要下使用年会?以及年会策划有哪些技巧?策划的程序和方法是怎样的?只有弄清楚这些才有利于把年会组织的更加精彩。
首先要注意年会的细节:
一是年会策划时要考虑年会举办那天的气候如何,要提前知道年会当天的天气情况。
二是确保年会现场的安全工作。要提前预计年会现场的人员人数,并且按比例安排安保人员,确保发生意外事件时能够有效积极处理。
三是年会举办的时间是否合理。
四是年会开始前工作人员提前到位检查:比如年会现场的舞台高度是否合理,舞台上悬挂的装饰品是否牢固以及年会现场的舞台是否牢固等等。
另外就年会策划公司的相关专业人士经历过的年会经验,还有相关策划经验值得分享给年会主办方:
 1、拟定将要举办的年会所包含内容:开幕;领导讲话和年终工作总结;部门按序年终工作汇报;给企业的年度优秀员工颁奖;节目演出;闭幕;晚宴。所含的这些模块的内容汇报至上级领导,经批准后,开始下面的步骤。
2、以邮件或相对正式的文件,通知,参与年终聚会会议的人员名单。然后,告知需要出席参加年终报告的人员,和各自需要筹办的报告内容格式和详细要求,可否需要制作成PPT。最后约定,这些报告必须在哪天之前,务必将完整的报告统一发送给谁。如果,此时能确定年会举办的具体时间和地点,则一并通知;如果尚未定好,则另行专门通知。
3、对统一收到的各领导和部门的年终聚会会议报告教,做初步的检查,是否有错别字,可否包括了统一要求的报告项目,各方面的数据是否与财务部门供给的数据相一致。并呈递给公司负责的领导核阅;将需要重新修改的,反馈给相关人员做修改后,在约定的时间内再统一收回。
4、通知办公室做好购置环节的工作:按照参与年会的具体人员数目,在年会的头一天完成生果,茶叶,拉花,奖品,节目道具,开会用的笔和本等所需聚会会议物品的购置工作。
5、通知公司的设备部门,安排,最晚于年会开始的提前两个小时内,做好年会现场中所需投影仪,音响等设备。通知文秘部门,最晚于年会开始的前两个小时,安排好年会现场的桌椅,果盘等摆放项目。
6、假如年会 的晚宴是在本单位食堂,则需要注重后勤部分,于年会的当日早上,安排按照参会职员人数来定菜谱,并于早上开始晚宴餐饮的购买和配料方面。于年会进行前两个小时,开端顺次做凉菜,热菜,汤等。假如晚宴定于酒店内,则安排专人去酒店点菜。等年会结束后,则直接通知酒店的服务员直接上菜就能可以了。
7、注重年会的每一个部分,提报几个节目到年会总指挥处,分别必要哪些种类的。方便安排节目以及第一次彩排的事项。并且当场给予辅导,以便各节目进行适当的修改。
8、安排年会的主持人,一般来说最好是一男一女。让主持人先熟悉年会现场项目的顺序,以便计划主持时候的词。也要对年会的所有节目非常熟悉,合理的安排上场顺序,灵活控制好年会现场的节目时间。

最后希望以上策划经验能帮助年会主办方策划出一场又一场精彩绝伦的年会活动。

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